Reunionciti…

Me disculpan el nombre del artículo mis estimados lectores, no sé si es correcto y/o si está bien escrito. Solo que es algo que siempre escucho de los equipos cuando hago Consultoría Organizacional o cuando estoy desarrollando una experiencia de aprendizaje en aula. Es una queja constante cuando pretenden alinearse… y requieren el reunirse, usando la expresión “Las benditas reuniones, calificándolas de improductivas o de desperdiciador del tiempo…”

Esta Frase “Desperdiciador del Tiempo…” me inspiro para atreverme hoy tocar este tema, que tiene sus aristas y puede ser muy útil en la Organización; si tomamos en cuenta que cada uno de nosotros puede generar valor como aliado en los procesos internos en el logro de los objetivos.

La pregunta es ¿Por qué tanta reunión improductiva?

Se entiende que las reuniones no solo son necesarias, sino que son un instrumento para la comunicación efectiva en una organización. Ya que facilitan el contacto cara a cara y contribuye con la cohesión del equipo de trabajo, son muy útiles para la toma de decisiones; así mismo son un apoyo para fijar criterios y compartir opiniones. Bien planificadas y dirigidas, nos llevan a crear alianzas y sinergias entre todos y cada uno de los integrantes de la organización…

Cuántas veces hemos escuchado a nuestros gerentes decir algo así: 

• Las reuniones de nuestro equipo son una calamidad...
• Estoy perdido, no sé cómo mejorar las reuniones… 
• Somos todos buenos profesionales individualmente, sin embargo, cuando nos reunimos, sólo conseguimos perder el tiempo… 
• Pasamos horas reunidos y no llegamos a acuerdos… 
• No sabemos comunicarnos con equidad… 
• No nos concentramos… 
• No tenemos foco en lo que queremos…

Sin contar con aquella famosa frase “Está reunido…” es como una muralla con la que nos estrellamos, muy a menudo, cuando pretendemos hablar con alguien y no podemos porque él “está reunido…”.

Entonces… ¿Qué pasa…? ¿Qué impide tener reuniones efectivas? Esta pregunta podría ser muy poderosa y efectiva para observar ¿Qué  pasa…? Si realizamos un buen ejercicio con el equipo de trabajo…

Les dejo algunas impresiones que he podido escuchar de las reuniones: 

• No están bien organizadas… o convenientemente preparadas por el coordinador del equipo… 
• Se convoca sin una razón que la justifique… 
• Cuando no está claro el objetivo, terminan convirtiéndose en una pérdida de tiempo… 
• Muchas veces se sale de la reunión preguntándose: “…y ¿Para esto nos reunimos?”.

Es importante identificar si hay “Reunionciti…” en la organización y si son Efectivas, Eficientes, Eficaces y Productivas. Sino las reuniones van perdiendo su poder simbólico, pasando de ser un instrumento de trabajo, a ser un espacio incomodo, de equipos molestos o de encuentro de amigos para compartir…

Una reunión implica:

Fijar un orden del día.

Avisar con tiempo a las personas que han de participar en ella.

Requiere de un conocimiento de los temas que se van a tratar.

Establecer y cumplir (sin justificaciones para la impuntualidad) un tiempo de inicio y finalización de la misma.

Que cuidar en una reunión: 

• El nivel de eficacia… 
• Hacer reuniones efectivas… 
• No hacer reuniones maratónicas… 
• Hacer respetar la puntualidad… Modelar… 
• Generar interés en los integrantes... 
• Evitar que la reunión se convierta en ataques personales… 
• Facilitar la participación de todos los integrantes… 
• Respetar el orden de participación y el tiempo de exposición… 
• Cuidar que la reunión no se aleje de los objetivos para lo que fue convocada… 
• Que se haga un cierre con las conclusiones… 
• Cuáles son las decisiones que se acordaron... 
• Dejar por escrito en una minuta de reunión los acuerdos y decisiones que permita hacer los seguimientos necesarios para su cumplimiento.

La reunión es una gran herramienta que si no se usa adecuadamente puede ser lo que nos haga perder más tiempo en la organización.

Deseo que este artículo sea un aporte para optimizar las reuniones en nuestras organizaciones, asumiendo el compromiso desde la responsabilidad y haciéndonos cargo de nuestros incumplimientos…

Ser impecable en nuestros actos y compromisos, garantiza el éxito de nuestras acciones…

Un abrazo!! Que tengan un exitoso inicio de mes!!

Escrito por Gustavo Alviárez Noguera (1740715) / 01-03-15

Managment Sistémico Coach-Constelador Org/Flia

http://www.talentoinnovadorgustavoalviarez.blogspot.com

www.facebook.consteladores-coach_consultores.com

coach.1008@hotmail.com                                                     

@gustavoaan